El lugar: lo primero por resolver

Publicado por Fiancee Bodas en lunes, julio 16, 2012 · Deja tus Comentarios

Ya sea que piensen realizar la ceremonia en un
establecimiento religioso y luego celebrar una recepción o fiesta tradicional
en casa, o que planeen llevar a cabo el evento de manera menos tradicional en
algún destino, una de las primeras cosas por resolver es el lugar del suceso.

Los sitios más apetecidos por lo general están pedidos con meses de anticipación, y en los destinos turisticos y otros hospedajes se ocupan fácilmente en las temporadas altas. Y, claro está, si aún no se sabe en dónde se realizará el evento, es imposible seguior adelante con tareas como encargar las invitaciones y planear el menú definitivo.

La primera impresión por teléfono

La conversación telefónica permite evaluar el tipo de
servicio que se prestará. ¿El proveedor devuelve las llamadas oportunamente?
¿Es flexible o parece no dar más opción que la que propone? ¿Da la impresión de
que organizaría la boda con gusto y no con impaciencia? ¿Está demasiado ocupado
para atender al cliente? ¿Es condescendiente? ¿Maleducado? ¿Evasivo? En la
primera conversación telefónica anota nombre y cargo de la persona con quien
hablas para hacer válida la información otorgada; preguntar cuántos salones hay
disponibles para la fecha y hora en que se piensa celebrar la boda y los costos
de la comida y las bebidas.

Con
banquete o sin él

Habrá que preguntar si cuentan con un servicio de
banquetes de planta o si contratan un servicio externo. Si el lugar no cuenta
con un servicio de planta, es preciso contratar por separado al banquetero; en
esos casos los establecimiento cuentan con un listado de recomendaciones.

Si
se requiere más de un lugar

Realizar tu boda civil y religiosa el mismo día es una
idea bastante favorecedora. La gran mayoría de los salones, jardines,
haciendas, etcétera, cuentan con un espacio destinado a la boda civil y en caso
de que no disponer de éste suelen destinar una pequeña área del lugar, tal como
el jardín, para realizar ahí la misma. Incluso hay otros que cuentan con
capilla propia, esto les evitará los desgastantes traslados tanto a ustedes
como a sus invitados.

Reconocimiento del lugar

Una vez hecha la investigación previa de los lugares
disponibles, conviene visitarlos en persona, en pareja o con un amigo o amiga
en cuya opinión se confía plenamente. La persona a quién tendrán que dirigirse
es al administrador o a la persona encargada del área de banquetes.

Durante la visita tomen nota de todos los
detalles, pidan folletos y vean fotografías de otros eventos realizados allí.
Si el establecimiento no cuenta con folletos o material impreso, ustedes mismos
pueden tomar fotografías del lugar. Es importante hacer esto porque luego de
haber visitado un número considerable de lugares, será imposible recordar las
características de cada uno. Confíen en la primera impresión. Si el lugar no
les agrada del todo o choca con cualquiera de sus cinco sentidos, continúen con
la búsqueda.

Fecha y hora

·
Específicamente, ¿qué
áreas del establecimiento están disponibles? Quizás les encante el jardín de
rosas del hotel y decidan que es el área ideal para la sesión de fotografías,
pero durante los preparativos, en el día mismo de la boda, les informen que es
imposible utilizar esa área del hotel.

·
¿Es posible que el
establecimiento programe otros eventos para el mismo día? De ser así, además de
comprometerse la privacidad de la celebración, un evento anterior quizás
signifique que habrá muy poco tiempo para la decoración floral, y un evento
posterior tal vez reduzca la posibilidad de extender la recepción un rato más.

·
¿Con cuánto tiempo de
anticipación se debe confirmar una reserva?

·
¿A qué hora podrán los
proveedores (florista, banquetero, etcétera) preparar lo suyo?

·
¿Debe recogerse todo la
misma noche o puede recogerse al día siguiente? El costo establecido por los
proveedores para recoger los elemento en la noche puede ser mayor.

Logística

·
¿De cuántos metros
cuadrados es el espacio?

·
¿El lugar tiene
capacidad para sentar a cuántas personas (teniendo en cuenta la pista de
baile)? Pidan ver un plano de la planta física, así como diagramas y
fotografías de otros eventos.

·
¿Cuántos invitados caben
cómodamente en el lugar?

·
¿Cómo funciona el
espacio?, ¿por dónde entran los invitados?, ¿habrá un portero o una persona
encargada de dirigir a los invitados hacia el interior?

·
¿Se cuenta con servicio
de estacionamiento y valet parking?

·
¿El lugar está adaptado
para atender a personas discapacitadas?

·
¿Dónde se servirán los
aperitivos?

·
¿En dónde podrían hacer
la sesión de fotos en caso que así se deseara?

·
¿Qué recomiendan en
materia de luz, iluminación y sonido?

·
¿Qué se tendría planeado
en caso de lluvia, si gran parte del evento estuviera programado en exteriores?

Costos

·
¿Cuánto cuesta el
alquiler, qué incluye y qué no incluye?

·
¿Existe un límite de
horas para utilizar el lugar?

·
¿Desde qué hora comienza
a contar el tiempo extra y qué tarifa se cobra?

·
¿Las tarifas
proporcionadas incluyen impuestos y propinas?

* Marcy Bloom, Bodas para Dummies, 2a. edición, Grupo Editorial Norma, Bogotá Colombia
2005.